Bermimpi kuliah di Eropa, melanjutkan studi S2 di Australia, atau bekerja di luar negeri dengan ijazah Indonesia? Selain paspor dan visa, Anda hampir pasti membutuhkan satu hal lagi, yaitu pengesahan dokumen.
Salah satu bentuk pengesahan yang paling umum saat ini adalah apostille dokumen pendidikan untuk luar negeri. Tanpa pengesahan ini, ijazah dan transkrip nilai Anda bisa saja ditolak oleh universitas atau instansi di negara tujuan.
Baca Juga: 4 Penerjemah Tersumpah Jepang di Jogja, Panduan Penyedia untuk Dokumen Resmi
Pengertian Apostille
Apostille adalah sertifikat pengesahan yang menyatakan bahwa tanda tangan, stempel, dan jabatan pejabat pada sebuah dokumen resmi adalah asli. Sistem ini lahir dari Konvensi Den Haag 1961 yang bertujuan menyederhanakan pengesahan dokumen antarnegara anggota.
Indonesia resmi bergabung dengan konvensi tersebut dan mulai menerapkan apostille pada pertengahan 2022. Dokumen Indonesia yang akan dipakai di negara anggota lain tidak lagi perlu melewati rantai legalisasi yang panjang di kedutaan besar karena satu sertifikat apostille, dokumen Anda diakui secara internasional di negara anggota konvensi.
Dokumen Pendidikan yang Biasanya Perlu Diapostille
Tidak semua dokumen harus diapostille, tetapi beberapa yang paling sering diminta antara lain:
- Ijazah (SMA, D3, S1, S2, atau S3)
- Transkrip nilai
- Surat keterangan lulus
- Surat keterangan kegiatan akademik atau sertifikat resmi dari institusi pendidikan
- Surat keterangan berkelakuan baik (SKCK), jika diminta bersama berkas studi atau kerja
Sebelum mengurus, cek dulu persyaratan kampus atau instansi tujuan. Setiap institusi kadang punya aturan tambahan, misalnya meminta terjemahan tersumpah.
Langkah-Langkah Mengurus Apostille Dokumen Pendidikan
Secara umum, alurnya sebagai berikut:
- Siapkan dokumen asli. Pastikan ijazah dan transkrip sudah dilegalisir oleh pihak kampus atau sekolah penerbit.
- Urus pengesahan di instansi pendidikan terkait. Untuk dokumen pendidikan, umumnya diperlukan legalisasi dari kementerian yang membidangi pendidikan sebelum masuk ke tahap apostille.
- Ajukan apostille secara daring. Permohonan dilakukan melalui layanan resmi Kementerian Hukum melalui sistem AHU Online. Anda perlu membuat akun, mengunggah dokumen, dan membayar biaya layanan.
- Unduh atau ambil sertifikat apostille. Setelah disetujui, apostille berbentuk sertifikat elektronik yang dilengkapi kode untuk verifikasi keasliannya.
Proses ini terdengar sederhana, tetapi kesalahan kecil seperti nama yang tidak konsisten antar dokumen bisa membuat permohonan tertunda.
Baca Juga: 3 Jasa Penerjemah Tersumpah Bahasa Korea Jogja Paling Direkomendasikan
Perbedaan Apostille dan Legalisasi Kedutaan
Banyak orang masih bingung membedakan keduanya. Apostille berlaku untuk negara yang menjadi anggota Konvensi Den Haag. Jika negara tujuan Anda bukan anggota, Anda tetap harus menempuh legalisasi melalui kedutaan besar atau konsulat negara tersebut. Karena itu, langkah pertama yang bijak adalah memastikan status keanggotaan negara tujuan Anda.
Tips agar Proses Apostille Lancar
Beberapa kebiasaan kecil bisa menghemat waktu dan biaya:
- Mulai lebih awal. Jangan menunggu mendekati batas pendaftaran kampus. Beri jeda minimal beberapa minggu untuk berjaga-jaga jika ada revisi.
- Periksa kesesuaian data. Ejaan nama, tanggal lahir, dan nomor ijazah harus sama persis di semua dokumen.
- Siapkan salinan digital. Pindai dokumen dengan resolusi jelas agar mudah diunggah dan tidak ditolak karena buram.
- Tanyakan kebutuhan terjemahan. Banyak negara meminta dokumen berbahasa Inggris atau bahasa setempat, lengkap dengan terjemahan tersumpah.
- Verifikasi aturan terbaru. Kebijakan dan biaya layanan dapat berubah, jadi selalu rujuk situs resmi instansi terkait.
Mengurus apostille dokumen pendidikan untuk luar negeri memang membutuhkan ketelitian, tetapi prosesnya jauh lebih ringkas dibanding sistem legalisasi lama. Kuncinya ada pada persiapan.
Pahami kebutuhan negara tujuan, pastikan dokumen asli lengkap dan konsisten, lalu ajukan permohonan jauh-jauh hari. Untuk apostille dalam bahasa Inggris, Anda dapat menerjemahkannya melalui mitra terpercaya, seperti Jogja Translation Center.
